SEKILAS TENTANG OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomatisasi dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi
kantor (office automation), atau OA.
Awalnya OA dimasudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif,
kemudian meningkat pada tingkat manajer dan profesional sebagai pemakai
untuk meningkatkan produktifitas mereka
Sedikitnya ada 11 penerapan OA, ada yang menggunakan komputer ada pula
yang tidak. Penerapan OA dipengaruhi oleh :
o jenis organisasi, pilihan pribadi manajer, dan sumberdaya OA yang
tersedia
MANFAAT
Automatisasi Perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam
menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan
bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal.
Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah
digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan
yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi
lebih baik (competitive advantage)
Dengan mempelajari matakuliah ini, mahasiswa dapat menerapkan ilmu yang
diperoleh dalam matakuliah Pengantar PDE, Sistem Informasi Manajemen dan
Jaringan Komputer
KONSEP-KONSEP PENTING
Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu
mengarah ke otomatisasi
OA berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju
aplikasi yang terencana dan terpadu (IOAS – integrated office automation
system)
OA memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi
OA dapat memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan
yang lebih baik
OA sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai
pengganti
ASAL MULA OA
Asal mula OA dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1960-an, ketika IBM
menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik
listriknya
Bukti nyata pertama dari konsep baru ini datang pada tahun 1964, ketika IBM
mulai memasarkan mesin MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewritter); yang
1
merupakan mesin tik IBM yang menampilkan pentikan berbentuk bola berputar
yang ditempeli unit pita magnetik. Pada saat pemakai mengetik suatu huruf,
maka informasi tersebut disimpan dalam pita
PENGERTIAN
OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan
dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun diluar
perusahaan
Beberapa sistem OA direncanakan secara formal dan didokumentasikan dengan
suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan
untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM (Sistem Informasi
Manajemen)
Namun sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara
tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapakan saat diperlukan oleh perorangan
untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS (Decision Support
System)
Yang membedakan OA dengan CBIS (Computer Based Information System) lain
adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi
baik lisan maupun tertulis
PENGGUNA
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, yang
dikategorikan dalam 4 kelompok : manajer, profesional, sekretaris, pegawai
administrasi. Manajer dan profesional dikenal sebagai knowledge-workers
(pekerja terdidik)
o Manajer adalah orang yang bertanggungjawab mengelola sumberdya
perusahaan, terutama sumberdaya manusia
o Profesional tidak mengelola orang lain tapi menyumbangkan keahlian
khusus. Contoh profesional adalah pembeli, wiraniaga, ahli statistik, ahli
pemasaran, dll.
o Sekretaris dan pegawai administratif membantu pekerja terdidik untuk
melaksanakan berbagai tugas seperti korespondensi, menjawab telepon,
dan mengatur jadwal pertemuan, mengoperasikan mesin fotokopi,
menyimpan dokumen, dan mengirimkan surat
TUJUAN OA
Secara umum OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas; yang
memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara
lebih cepat dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih menarik; dan
mampu menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan
2
STRATEGI
Penggunaan komputer dimaksudkan sebagai cara untuk menghindari biaya (cost
avoidance). Komputer tidak bisa menggantikan pegawai, tapi untuk menunda
penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang
bertambah
OA tidak akan mampu menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional
– percakapan tatap muka, percakapan telepon, dan sejenisnya. OA bertujuan
untuk melengkapi komunikasi tradisional sehingga menghasilkan komunikasi
yang penuh daya (powerful)
APLIKASI OA
Sedikitnya terdapat 11 aplikasi :
o Pengolahan kata (word processing)
o Surat elektronik (electronic mail)
o Pesan suara (voice mail)
o Kalender elektronik (electronic calendar)
o Konferensi audio (audio conference)
o Konferensi video (video conference)
o Konferensi komputer (computer conference)
o Faksimili (faxcimile)
o Videotex
o Pencitraan (imaging)
o Desktop publishing
Terdapat teknologi yang relatif baru, yaitu telecommuting; yaitu penggunaan
fasilitas komunikasi elektronik untuk menghubungkan para pekerja yang
melaksanakan pekerjaan dari rumah / luar kantor dengan sumberdaya
perusahaan
Penjelasan singkat :
o Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis
melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan
dokumen yang diketik atau dicetak
o Surat elektronik adalah penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan, dan menerima
pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat
penyimpanan
o Pesan suara serupa dengan surat elektronik. Bedanya, pesan ini dikirim
dalam bentuk suara, dan menggunakan telepon untuk mengambil pesan-
pesan yang dikirimkan
3
o Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk
menyimpan dan mengambil kalender pertemuan
o Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuat suatu hubungan suara diantara orang-orang yang tersebar
secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi
o Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis.
Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video
o Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk
memungkinkan orang-orang bertukar informasi untuk menyelesaikan
suatu masalah; mirip dengan email membentuk mailing list (milis)
o Fax adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra
dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di
ujung yang lain
o Videotex adalah penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar
monitor materi narasi dan grafik yang tersimpan. Pada saat ini dapat
digunakan TV untuk menampilkan videotex
o Pencitraan merupakan penggunaan OCR (optical character recognition)
untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format
digital untuk disimpan dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah
disimpan citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak
o Desktop publishing adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan hasil
cetakan yang kualitasnya sama dengan yang dihasilkan typesetter.
Misalnya untuk membuat surat, menyusun presentasi, atau membuat
brosur
PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI
Teknologi informasi merupakan berbagai peralatan yang digunakan untuk
melakukan transfer / distribusi data dan informasi melalui perangkat yang
terkait dengan komputer
Trend yang terjadi :
o Kecenderungan bekerja dari rumah (cyber office & telecommuting)
o HA – Home Appliances Automation; belanja dari rumah
o Serba “e” – elektronik
o Paperless office
o Jaringan komputer lokal dan global intranet, internet, extranet
o Mobile application on wireless platform and mobile devices (PDA, XDA
0 komentar:
Posting Komentar